¿Qué es un libro mayor de finanzas de SAP S/4HANA?

Los libros mayores en SAP S/4HANA son un área en la aplicación del libro mayor que almacena documentos contables basados ​​en diferentes principios contables.

Como mínimo, debe tener un libro mayor, que siempre se llama 0L y que representa el principio contable principal desde el punto de vista del grupo. Luego, puede configurar tantos libros de contabilidad no principales como sea necesario para representar, por ejemplo, los principios de contabilidad local, las reglas de impuestos locales, etc.

En los viejos tiempos, se usaba un módulo financiero separado llamado Libro mayor de propósito especial, que seguía este concepto de libros mayores separados para almacenar publicaciones y datos relacionados con diferentes principios o propósitos contables. Por ejemplo, se utilizaron diferentes libros de contabilidad de propósito especial para manejar la contabilidad, consolidación y administración de fondos del centro de ganancias.

Con SAP S/4HANA Finance , los libros de contabilidad no principales están completamente integrados y se publican en tiempo real en todas las aplicaciones. Entonces, examinemos cómo puede configurar los libros de contabilidad en SAP S/4HANA .

Lo más importante es que debe definir qué libros de contabilidad se requieren en su organización desde el principio; La introducción posterior de libros de contabilidad puede ser complicada y requerirá un esfuerzo adicional. Los requisitos de información contable y fiscal deben discutirse en detalle con la empresa. El libro principal debe representar el marco contable principal utilizado por el grupo.

Para la mayoría de las empresas en Europa y otras regiones, ese marco contable principal serían las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), pero en los Estados Unidos, las principales reglas contables se basan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de los Estados Unidos (US GAAP). Por lo tanto, la mayoría de las grandes empresas estadounidenses optan por US GAAP para el libro mayor principal, luego muchas de ellas tienen las NIIF en un libro mayor no principal. Además, un enfoque inteligente es establecer libros de contabilidad no principales que representen los PCGA de EE. UU. Locales y las reglas fiscales locales para las empresas con una presencia internacional significativa. Las empresas que se lanzarán a varios mercados sin duda encontrarán que, al menos en algunos países, estos libros de contabilidad serán necesarios, por lo que recomendamos configurarlos desde el principio y activarlos solo para los países donde se necesitan.

Ahora, profundicemos en la configuración de los libros de contabilidad. Siga la ruta del menú Contabilidad financiera > Configuración global de contabilidad financiera > Libros mayores > Libro mayor > Definir configuraciones para libros mayores y tipos de moneda , que muestra una lista de libros mayores que ya están en el sistema, como se muestra en la siguiente figura.

En esta pantalla, puede definir nuevos libros contables seleccionando Entradas nuevas o Copiar como… en el menú superior. En nuestro ejemplo, hemos configurado nuestro libro mayor principal, que siempre se llama 0L, para representar la valoración de US GAAP, y hemos creado dos libros mayores no principales: Z1 para representar los GAAP locales y Z2 para representar los impuestos locales. La marca de verificación en la columna principal indica que 0L es el libro mayor principal; solo un libro mayor se puede marcar como principal. La columna Ledger Type (tipo de libro mayor) determina si el libro mayor es estándar o una extensión. La mayoría de los libros de contabilidad se definen como estándar. Un libro mayor de extensión extiende un libro mayor estándar y contiene las contabilizaciones de su libro mayor estándar vinculado. Este tipo de libro mayor se utiliza para realizar entradas manuales adicionales, como los ajustes necesarios para un principio contable específico.

Ahora, debe configurar el código de la empresa y la moneda para cada libro mayor. Seleccione cada libro mayor individualmente y haga clic en Configuración de código de empresa para la opción Libro mayor en el lado izquierdo de la pantalla. Luego, usando el comando Nuevas entradas del menú superior, puede agregar los códigos de compañía requeridos. La siguiente figura muestra las siguientes configuraciones importantes:

• Variante de año fiscal : esta configuración especifica la variante de año fiscal utilizada para este libro mayor. Diferentes libros mayores pueden tener diferentes variantes de año fiscal, lo cual es normal; diferentes principios de valoración pueden requerir diferentes ejercicios fiscales. Por ejemplo, la variante del calendario 4-4-5 que se usa a menudo en los Estados Unidos no se corresponde con el año calendario, que se usa con mayor frecuencia en todo el mundo.
  
• Variante del período (variante del período contable) : La variante del período contable en SAP determina qué períodos están abiertos y cerrados para las contabilizaciones. Esta variante proporciona opciones separadas para abrir y cerrar períodos para varios tipos de cuentas (libro mayor, cliente, proveedor, activos, etc.). Aquí, en el nivel del libro mayor, puede especificar una variante.
  
• Principio contable : El principio contable asignado al libro mayor.
  
• Contabilidad paralela con cuentas de mayor adicionales : esta casilla de verificación indica que, para este libro mayor, se utilizarán cuentas mayores paralelas en lugar de libros mayores diferentes para representar los principios de contabilidad paralela. Esta opción rara vez se usa, generalmente cuando un libro mayor necesita representar principios de contabilidad paralelos.
  
• Moneda local : en este campo, especificará el tipo de moneda de la moneda local del libro mayor. La moneda local es la moneda principal de la empresa, se almacena en cada contabilización y se mantiene en el nivel de la sociedad. Sin embargo, también puede tener diferentes monedas locales para cada libro mayor.
  
• Moneda global : en este campo, especificará el tipo de moneda de la moneda global del libro mayor. La moneda global es la moneda del grupo de la empresa y se almacena en paralelo a la moneda local para cada contabilización.
  
• Moneda del objeto CO (moneda del objeto de control) : En este campo, especificará el tipo de moneda de la moneda del objeto de control del libro mayor. Esta moneda se utiliza en el maestro de objetos de control y puede diferir de la moneda de la transacción.
  

El siguiente paso es definir los principios contables para los libros mayores. El principio de contabilidad es un nuevo objeto de configuración en SAP S / 4HANA (el campo ACC_PRINCIPLE ). Este objeto mapea el libro mayor con el marco contable relevante que necesita representar. Para ver el principio contable del libro mayor, haga clic en la actividad Principios contables para el libro mayor y el código de la empresa en el lado izquierdo de la misma pantalla de configuración.

Como se muestra en la siguiente figura, el principio contable LOCL, que representa las normas contables locales, se ha asignado al libro mayor Z1. Para la creación real de principios contables, siga la ruta del menú Contabilidad financiera > Configuración global de contabilidad financiera > Libros mayores > Contabilidad paralela > Definir principios contables , donde puede definir principios contables, como se muestra en la siguiente figura.  

En nuestro ejemplo, definimos tres principios contables para representar los PCGA de EE. UU., Los PCGA locales y las reglas fiscales locales.

En el siguiente paso, asignará estos principios contables a grupos de libros mayores. Un grupo de libros mayores normalmente contiene un libro mayor (el sistema crea automáticamente un grupo de libros mayores para cada libro mayor que defina), pero puede tener varios libros mayores en un grupo de libros mayores. La asignación de principios contables se realiza a nivel de grupo de contabilidad. Siga la ruta del menú Contabilidad financiera > Configuración global de contabilidad financiera > Libros mayores > Contabilidad paralela > Asignar principio de contabilidad a grupos de libros mayores , donde puede asignar principios contables a grupos de libros mayores, como se muestra en la figura final.

Este paso es de donde proviene el vínculo entre el libro mayor y el principio contable, que se mostró anteriormente.