¿Qué es el cutover? Esta es una pregunta que me hacía cuando comencé en el mundo de SAP, a pesar de llevar tiempo en realización de proyecto, el termino cutover no lo había escuchado antes, como sabemos los consultores SAP les gusta usar términos anglosajones para todo, como por ejemplo Project Charter, fase realice, legacy, etc.

¿Qué es el cutover?

Cutover es el proceso de planificación, administración y ejecución de pasar de un sistema legado (sistema anterior) a un sistema SAP. El plan de Cutover es preparar todas las actividades del negocio, la integración de los datos y todos lo necesario para el nuevo sistema SAP.

El plan de cutover están organizados y gestionado de la siguiente manera:

• Compilación del sistema
• Datos de migración
• Verificación de los datos migrados
• Preparación del sistema SAP
• Integración sistema legado
• Apagado sistema legado
• Actividades de inicio del negocio

Estas son los bloques principales en el plan de cutover, ahora vamos a explicar a detalle lo que debe contener cada punto anterior.

Complicación del sistema

• Construcción técnica e infraestructura
  • Construcción del ambiente de producción
  • Conectividad de lógica de intercambio de información de los ambientes legados.
  • Configuración de impresoras
• Construcción Funcional
  • Aplicar todos los transportes (Configuración, seguridad y desarrollos)
  • Realización de pasos manuales

Migración de datos y verificación

• Prueba de exactitud de datos
• ETL
• Cargar datos maestros a producción con el usuario final
• Cargar datos transaccionales a producción con el usuario final

Preparación de negocio

• Actividades del negocio y procedimientos de soporte para el proceso de cutover
  • Últimos procesos de transacciones de negocio
  • Inventario de procesos

Integración y apagado del sistema legado

• Cronograma de apagado de sistema legado
• Apagado y desmantelamiento de los procesos
• Señalamiento de interfaz heredada

Actividades de inicio de negocio

• Reiniciar la base del negocio en la nueva solución (Procesos, datos, tecnología)
• Enfocado en las áreas identificadas.

Plan para el plan

Para preparar un plan de transición detallado que aproveche los recursos del proyecto y varias unidades de negocios, es necesario un plan para el plan. El plan del plan ayuda en la planificación y seguimiento de varios hitos y esfuerzos. Los hitos definidos son los siguientes:

Planificación de la transición inicial

• Definir roles y responsabilidades, cadencia de reuniones
• Establezca la foca de corte
• Definir el alcance, enfoque de los talleres iniciales de planificación de la transición.
• conducir talleres iniciales

Planificación detallada de la transición

• Realizar talleres detallados de transición con equipos de proceso y horizontales.
• Revisión del plan de comunicación, plan de preparación del sitio.
• Crear y revisar plan de contingencia.
• Facilitar talleres basados en temas.
• Presentación / comunicación del proyecto de plan de transición

Ensayo de traslado

• Crear plan de ensayo.
• Ejecutar ensayo de transición
• Facilitar las lecciones aprendidas para el ensayo de traslado

Lanzamiento del plan de transición final

Planificación inicial

Objetivo

• Comience la actividad de planificación mediante la identificación de las tareas clave y la planificación de los miembros del equipo.

Entradas

• Planificación de aceleradores (libros de planificación para diferentes equipos)
• Lista de interfaces y sistemas de TI heredados
• Planes de contingencia de liberación previa.
• Liberación previa de lecciones aprendidas

Planificación detallada

Objetivo

• Desarrolle un borrador de plan de transición, alineado con el plan de preparación y cierre de negocios
• Desarrollar un borrador de plan de inicio de negocios.

Entradas

• Cuaderno de planificación preliminar
• Planes de preparación empresarial (Incluir planes de cierre)

Salidas

• Proyecto de plan de transición
• Proyecto de plan de inicio
• Plan de ensayo de traslado

Nota: hay mucha iteración a medida que profundizamos en cada sub equipo de proceso y luego nos integramos en todos los procesos; es muy probable que los miembros del equipo de negocios encuentren algunas superposiciones cuando examinemos las reducciones detalladas y planifiquemos el cierre porque las reducciones son muy interdependientes.

Ensayo de traslado

Objetivo

• Practicar, en la mayor medida posible, la transición y construir lecciones aprendidas en el plan final de transición
• Para practicar el inicio (limitado al procesamiento transaccional, no a las operaciones)

Entradas

• Proyecto de plan de transición
• Proyecto de plan de inicio

Salidas

• Plan de transición final
• Plan de inicio actualizado

Nota: No todo está ensayado; específicamente no todas las preparaciones de negocios son candidatas para el ensayo; a la inversa, alguna actividad se habrá ensayado muchas veces en este punto (por ejemplo, migración de datos)

Corte

Objetivo

• Para ir exitosamente en vivo
• Para tener una puesta en marcha bien orquestada.

Entradas

• Plan de traslado
• plan de inicio actualizado

Salidas

• Nueva capacidad de producción de SAP

Nota: (1) La actividad de inicio que se debe realizar dentro de SAP antes de que Go Live debe estar en el plan de transición, (2) el plan de transición es un documento controlado con control de cambios. ¡Necesitamos hacerlo por primera vez! (3) la planificación de inicio no es solo un sitio o división, ¡todo está ahora integrado!

Planificación de contingencias

La planificación de contingencia es necesaria para garantizar que la organización pueda continuar desempeñando sus funciones comerciales críticas en un período de tiempo aceptable, se desarrollan dos tipos de planes de contingencia:

IT y plan de contingencia de SAP

• Una forma de SAP frente a otra forma: escenarios What if?
• Interfaz vs transacción SAP manual
• Hardware (red, impresoras, SSO, etc.) y software (versión de internet explorer vs Mozilla Firefox, etc.)
• Desarrollado por el equipo de implementación del proyecto durante reuniones de traslado.
• Plan de continuidad de negocio a nivel de unidad de negocio.

Aprovechar los procesos manuales en caso de no ser SAP.

• Sistema basado en papel / legado
• Decisión sobre verificaciones y balances procesales.
• Desarrollado por la empresa (revisado y acordado por el equipo del proyecto)

Debe estar bien

• Aprobación de los patrocinadores del proyecto para las estrategias de traslado clave, el calendario de cambio de proyecto y los plazos clave, funciones y responsabilidades claramente definidas y documentadas del equipo de traslado:
  • Líder cutover
  • Líder de migración de datos
  • Coordinador de interfaz
  • Coordinador de TI sistema legado
  • Coordinador de construcción del sistema (funcional y técnico).
• Acuerdo claro de las empresas sobre su participación y participación.
• El equipo de cambio, comunicación y capacitación debe estar al tanto de todo el proceso y debe ayudar a la comunicación y cambiar las iniciativas alineadas con la transición.
• La disposición de la infraestructura para el ensayo de transición debe ser similar a la transición real. No debe haber ningún compromiso durante el ensayo en términos de participación de la empresa o esfuerzo.
• Se debe prestar mucha atención al aprovisionamiento de usuarios, la definición de roles y la prueba de roles.
• Las transacciones de verificación de negocios durante el ensayo de transición deben ser lo suficientemente detalladas y también deben incluir roles de seguridad.

Fuente: https://es.slideshare.net/SanjayChoubey7/concepts-of-cutover-planning-and-management-59788246