18 útiles trucos de SAP Analysis for Office que le facilitarán la vida

Algunos son básicos, otros más sofisticados, pero todos están pensados ​​para impulsar su uso de SAP Analysis for Office. Con ellos, puede aprovechar al máximo sus informes y obtener los conocimientos necesarios para tener éxito en su trabajo.

1. Características libres

Hasta el día de hoy, me sorprende que a la mayoría de los usuarios no se les enseñe esta característica básica. Las características básicas le permiten mejorar su análisis, entrar en más detalles y obtener nuevos conocimientos a partir de sus datos. Consideremos el siguiente ejemplo. El desglose inicial del informe muestra códigos de empresa y categorías de productos.


Para ver los valores en un nivel más detallado (por ejemplo, grupo de productos), puede utilizar características libres. Vaya a la cinta Análisis (1 en la figura siguiente), seleccione Pantalla (2) y aparecerá el Panel de diseño. Ahora puede elegir la característica requerida y arrastrarla y soltarla en filas o columnas. Otra opción es arrastrarlos directamente a la tabla de referencias cruzadas (3).


El informe también mostrará datos a nivel de grupo de productos y podrá analizar los grupos de productos individuales. Por ejemplo, los ingresos de Smartphone Mini frente a Smartphone Plus.

 

También puede eliminar características del desglose para mostrar los datos en un nivel más agregado. Para hacerlo, simplemente arrastre y suelte la característica de filas o columnas a la lista de características libres.

 

Un consejo más: si desea agregar varias características al desglose, una tras otra, o eliminar algunas características del desglose al mismo tiempo, se recomienda pausar la actualización. Esto se debe a que cada vez que cambia el desglose de su tabla de referencias cruzadas, la visualización se actualiza y los valores se vuelven a calcular. Esto puede llevar algún tiempo si hay muchos valores.

La opción Pausar actualización le permite deshabilitar la actualización automática y crear una nueva vista de sus datos sin interrupciones. Puede insertar nuevas características en filas o columnas, ajustar ratios o configurar filtros de fondo. Si vuelve a seleccionar la opción Pausar actualización , la actualización se reactivará. Todos los pasos de navegación definidos previamente se ejecutan a la vez.


 2. Filtrado

Hay varias formas de filtrar los valores deseados. En el Panel de diseño, puede hacer clic con el botón derecho en la característica que se filtrará y seleccionar Agregar al filtro (por miembro) .

 

 Posteriormente, se pueden seleccionar los valores a filtrar.

 

También puede lograr el mismo resultado haciendo clic con el botón derecho en la característica en el informe y seleccionando Filtrar por miembro en el menú contextual.

 

Sin embargo, la forma más rápida y sencilla es hacer doble clic en el valor específico. De esta manera, el filtro se establecerá automáticamente en este valor.

 

3. Mostrar columnas

Los informes pueden contener información adicional, como el crecimiento entre períodos en valores absolutos y porcentajes. Estas columnas pueden estar inicialmente ocultas para que el informe no se sobrecargue. Para mostrar esta información, haga clic con el botón derecho en cualquier columna y seleccione Filtrar por miembro en el menú contextual.

 

Posteriormente, puede seleccionar las columnas que se mostrarán. Por ejemplo,% de crecimiento en 2022.

 

 Después de hacer clic en Aceptar , la columna adicional se muestra en el informe.

 

Para mostrar todas las columnas disponibles, haga clic en Seleccionar todos los miembros en el menú contextual.

 

4. Miembros repetidos

De forma predeterminada, la descripción de las características se muestra solo en la primera línea. Por ejemplo, la descripción del código de la empresa se muestra en la primera línea, seguida de celdas en blanco.

 

Si desea mostrar la descripción en cada celda, vaya a la pestaña Diseño de análisis . Abra el menú Tabla de referencias cruzadas en el grupo Formato y seleccione la configuración Repetir miembros .

 

 Después de eso, las descripciones se muestran en cada celda.

 

Si desea guardar esta configuración con el libro de trabajo, debe mostrar el Panel de diseño y seleccionar la pestaña Componentes. Seleccione su consulta (fuente de datos), despliegue y seleccione la tabla de referencias cruzadas correcta. En propiedades, marque la casilla Repetir miembros .

 

5. Teclas de pantalla

Algunos informes pueden mostrar miembros solo como texto de forma predeterminada. Puede haber dos entradas con la misma descripción, lo que es engañoso, mientras que las claves técnicas son siempre únicas. Para mostrar la clave técnica, puede hacer clic derecho en una característica y cambiar la visualización yendo a Miembros y seleccionando Clave y texto o Texto y configuración de clave .

 

6. Ocultar o mostrar totales

Puede ocultar o mostrar los totales haciendo clic con el botón derecho en una característica y eligiendo la entrada de menú Totales .

 

Puede ocultar la fila de totales por completo (Ocultar totales) o mostrarla siempre (Mostrar totales). También puede mostrar los totales solo si hay más de un valor para calcular (Ocultar totales si solo hay un miembro disponible). Los resultados que constan de un solo elemento se ocultan.

7. Ordenar

Puede cambiar fácilmente el orden de clasificación en la consulta. Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la característica y seleccione Ordenar ascendente u Ordenar descendente en el menú contextual.

 

8. Cambiar valores de solicitud

A veces, el informe que usa puede venir con valores predefinidos y no mostrará mensajes de forma predeterminada. Al hacer clic en Indicaciones , puede cambiar su selección de variables.

 

9. Utilice Value Help

Debe ingresar la clave del valor de la característica en la solicitud. Si no conoce la clave para su selección, puede utilizar la ayuda de valor para averiguarlo.

 

10. Agregar línea en el mensaje

Es posible seleccionar varios valores en las solicitudes. Para agregar una nueva línea, haga clic en el ícono verde más. Puede agregar tantas líneas como sea necesario.

 

11. Agregar líneas usando Filtrar por miembro

Otra forma más sencilla de seleccionar varios valores es utilizar la función de filtro en las indicaciones. Haga clic en el menú desplegable junto al icono verde más. Luego, seleccione Agregar líneas usando la entrada Filtrar por miembro . Seleccione los miembros deseados y confirme su selección presionando OK.

 

12. Selección explícita

Si selecciona todos los valores en el filtro o usa la casilla de verificación Seleccionar todo , no sucederá nada al principio porque este cuadro de diálogo funciona como un filtro. Si la selección está restringida a todos los valores, no existe restricción para ninguno de los valores. Si desea seleccionar todos los valores a la vez, puede utilizar la configuración de Selección explícita .

 

Cuando la configuración de Selección explícita está activa, los valores se seleccionan individualmente. Si hace clic en Seleccionar todo, las dos sociedades se seleccionan una por una. Ahora puede hacer clic en el botón Aceptar para agregarlos al mensaje.

13. Copiar selecciones de solicitud de Excel

Otra forma sencilla de seleccionar valores de solicitud es copiarlos desde el portapapeles. Puede copiar sus selecciones de Excel, seleccionar el menú desplegable en el mensaje y hacer clic en Agregar líneas usando el filtro por miembro . Luego, haga clic en el icono Pegar desde el portapapeles en la parte inferior.


14. Mostrar datos maestros en la ayuda de valores

En escenarios de planificación, es posible que deba seleccionar valores para los que aún no hay datos transaccionales disponibles. Para hacerlo, vaya a la ayuda de valores y seleccione Pantalla . Luego, seleccione Valores en Datos Maestros como Modo de Acceso .


La opción Modo de acceso solo está disponible si activa la configuración Mostrar modo de acceso para visualización de miembros en las opciones Avanzadas . Está desactivado por defecto.

 

15. Guardar variante

Puede guardar sus selecciones como una variante para ahorrar tiempo en el futuro. Después de haber ingresado sus selecciones, ingrese un nombre para la variante. Luego guarda la variante.

 

 La próxima vez que abra el libro de trabajo, podrá seleccionar la variante en el menú desplegable.

16. Al estado guardado anterior

Cuando utilice SAP Analysis for Office en un contexto de planificación, es posible que desee restablecer sus cambios. Vaya a la pestaña Análisis y seleccione Atrás> Al estado guardado anterior . Los valores modificados volverán al estado anterior guardado.


17. Al estado de cliente coherente anterior

También existe la posibilidad de volver al estado de cliente coherente anterior seleccionando la opción A estado de cliente coherente anterior . Esta opción revierte todos los cambios en sus datos desde el último recálculo exitoso. Esta función es útil para volver a un plan original cuando ingresó valores en una celda vacía y no es posible la desagregación.


18. Desactivar Restablecer

Los libros de trabajo de SAP Analysis para Microsoft Office generalmente se configuran para restablecer la configuración de consulta al abrirlos. De esta manera, su departamento de TI puede garantizar que vea la última versión de la consulta. La desventaja de este enfoque es que no puede guardar su estado de navegación con el libro de trabajo.

Si desea guardar su desglose favorito localmente, muestre el Panel de diseño y elija la pestaña Componentes. Seleccione la consulta (Fuente de datos) y cambie la configuración Comportamiento al abrir el libro de trabajo a Comportamiento de actualización predeterminado .

 

Deja una respuesta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Salir /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Salir /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Salir /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Salir /  Cambiar )

Conectando a %s

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.