10 trucos de Word – parte 5

1. Mover párrafos de un lugar a otro del documento rápidamente sin afectar a la estructura del documento

Utilizar correctamente los distintos estilos de Word no sólo nos permite crear tablas de contenidos en unos, también nos da la posibilidad de desplazar párrafos enteros sin afectar a la estructura del documento. Para ello, vamos a tener que ir a la opción de menú vista y dentro del apartado Vistas pulsar sobre la opción Esquema.

Esto hará que se nos muestre una vista en modo esquema con cada uno de los párrafos marcados por un círculo, el cual podemos pinchar y arrastrar hasta la posición que queramos y que hará que se mueva el párrafo al completo donde los hemos llevado sin que la estructura del documento se vea afectada.

2. Editar un PDF con Microsoft Word

El formato PDF es uno de los más utilizados hoy en día para compartir o intercambiar documentos. Aunque es posible abrirlos desde el propio navegador, desde Microsoft Word podemos además de abrirlos, editarlos para realizar cualquier cambio y guardarles posteriormente en formato PDF de nuevo.

Lo único que tenemos que hacer es ir a la opción Archivo > Abrir y elegir el PDF que queremos editar. Una vez realizados los cambios necesarios, guardamos el archivo en formato PDF y listo.

3. Añadir una imagen de fondo en el documento de Word

A todos los usuarios nos gusta hacer únicos nuestros documentos de Word y una opción bastante atractiva y poco vista es la de añadir una imagen de fondo y que el texto se muestre sobre ella. Para establecer la imagen que queramos como fondo de nuestro documento de Word, lo que tenemos que hacer es ir a la opción de menú Diseño > fondo de página y bajo la opción Marca de agua, seleccionar la de Marcas de agua personalizadas.

4. Cómo personalizar la cinta de opciones de Word

Aunque Microsoft ofrece una cinta de opciones agrupadas de una manera lógica, también nos ofrece la posibilidad de personalizarla a nuestro gusto eliminando o añadiendo los comandos que queramos. Para ello, tenemos que ir a la opción Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Una vez ahí, en el menú desplegable que se muestra en el lado izquierdo debemos seleccionar la opción Comandos que no están en la cinta de opciones y añadirlos a las opciones de la cinta de opciones de la derecha, donde, además, podemos agregar nuevas opciones personalizadas.

5. Añadir el símbolo de un check de verificación

En un documento de Word podemos añadir un montón de símbolos, sin embargo, hay uno, el del check de verificación, que probablemente has intentando añadir a alguno de tus documentos y no has sido capaz. Para insertar el símbolo de check de verificación tenemos que ir a la ficha Insertar y en grupo de símbolos hacer clic sobre la opción Más símbolos. Una vez hecho esto, debemos elegir la fuente Wingdings y desplazarnos hasta la última fila de la lista de símbolos, donde encontraremos el símbolo del check de verificación.

6. Proteger parte de un documento para que nadie pueda modificarlo

Aunque es posible proteger todo un documento para que nadie que no queremos pueda abrirlo, en ocasiones necesitamos proteger parte de un documento para que no pueda ser modificado. De esta forma, el documento será accesible e incluso editable, excepto una zona de este que no queremos que pueda ser modificada. Para ello, lo que tenemos que hacer es añadir saltos de sección continua justo antes del inicio del texto que queremos proteger y al final de este, es decir, el texto que queremos que no se pueda modificar deberá estar entre saltos de sección continua.

Para ver dónde se sitúa cada salto de sección continua es necesario activar las marcas de párrafo desde el menú Inicio > Párrafo > Mostrar todo. Una vez hecho esto, ya podemos ir a Revisar > Proteger documento > Restringir formato y edición, que nos mostrará una nueva ventana donde podremos marcar la opción de Admitir sólo este tipo de edición en el documento y dentro de la lista desplegable de esta misma sección elegir la opción de Rellenando formularios.

A continuación, debemos pulsar sobre el enlace Seleccionar secciones, que nos abrirá una nueva ventana y asegurarnos de marcar la sección o secciones que queremos proteger. Por último, hacemos clic sobre el botón Si, aplicar la protección, que nos mostrará una pantalla donde podremos introducir una contraseña para proteger dicha sección.

7. Repetir la última acción con sólo pulsar una tecla

Seguro que en muchas ocasiones hemos tenido que repetir una misma acción numerosas veces a lo largo de todo un documento de Word, aplicar un determinado formato, cambiar una fuente o cualquier otra cosa. Para ello, hemos tenido que ir una a una e ir aplicando los cambios, lo que puede implicar realizar numerosos clics por las opciones de Word en cada caso. Pues bien, entre los trucos de Word no podía faltar la opción de poder repetir la última acción pulsando la tecla F4. Es decir, cada vez que queramos repetir la última acción realizada en un documento de Word, sólo tenemos que pulsar la tecla F4 y se realizará automáticamente.

8. Dictar texto a Word con tu propia voz

Recientemente veíamos cómo Microsoft anunciaba Dictate, un complemento que permite dictar texto en Word, Outlook y PowerPoint con tu propia voz. Un proyecto experimental dentro del proyecto Microsoft Garage, pero ya cuenta con soporte para más de 20 idiomas incluido el español y que ya puedes descargar. Conoce cómo funciona y accede a su descarga desde el anterior enlace.

9. Dividir un mismo documento de Word en dos ventanas

Si sueles trabajar con documentos de Word de varias hojas, entonces este truco de Word te será de gran utilidad, ya que te permite abrir una segunda ventana dentro del mismo documento para que puedas visualizar dos partes distintas del mismo documento en una misma ventana de Word. Para ello, basta con tener el documento abierto y pulsar la combinación de teclas Ctrl + Alt + V, que hará que automáticamente aparezca una línea que divide el documento en dos especies de ventanas que podemos adaptar su tamaño arrastrando la línea que las separa y que nos va a permitir ver dos zonas distintas del mismo documento en la misma ventana. Muy útil para ver dos páginas de un documento que contiene un gran número de páginas sin tener que ir de una a otra.

10. Escribir texto en varias columnas

Entre todos estos trucos de Word, hemos visto más arriba cómo seleccionar texto de un documento de forma vertical, algo que todavía es más útil cuando el texto del documento está escrito en columnas. Pero ¿cómo podemos escribir texto en varias columnas? Pues bien, Word ofrece esta posibilidad desde la opción de menú Formato > configurar página > columnas. Ahí vamos a poder indicar el número de columnas y automáticamente veremos cómo nuestro documento se estructura de esa manera.

Fuente: https://www.adslzone.net/word/50-trucos-secretos

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