1. Evitar que se imprima parte del texto de un documento Word sin tener que eliminarlo o crear una copia del documento
Es muy probable que, en más de una ocasión, cuando has ido a imprimir un documento de Word, no quieres que salga en papel parte del texto. Esto supone borrarlo, imprimir y posteriormente volverlo a copiar o crear un archivo duplicado de ese documento sin el texto e imprimirlo. Además de ser un proceso lento, puede provocar que en algún momento perdamos parte del texto e incluso nos quedemos con versiones duplicadas del documento. Para evitar imprimir parte del texto de un documento de Word sin tener que eliminarlo o crear duplicados, lo que tenemos que hacer es seleccionar ese texto y hacer clic con el botón derecho para seleccionar la opción Fuente.
En la ventana que se abre a continuación, dentro de la sección efectos marcamos la opción Oculto y pulsamos Aceptar. De esta manera, el texto seleccionado quedará oculto para la impresora, aunque nosotros sigamos viéndolo en el documento.
2. Modo Lectura en Word
Se trata de un modo de visualización para documentos de Word en el que el propio documento es mostrado como si fuese una página web y no puede editarse el texto. Para activar el modo lectura debemos ir a la opción de menú Vista > Modo lectura, mientras que para volver al modo normal sólo hay que ir a Vista > Editar documento.
3. Guardar y cerrar todos los documentos de Word a la vez
En algunas versiones más antiguas de Word, era posible mostrar las opciones de Guardar todo y Cerrar todo haciendo clic en el menú Archivo mientras se mantenían pulsada la tecla de mayúsculas, pero posteriormente estas opciones no están visibles de esta manera. No obstante, todavía hay una opción algo escondida dentro de estos trucos de Word, que nos permite mostrarlas para guardar y cerrar todos los documentos de Word abiertos de una sola vez.
Para mostrar estos dos comandos debemos hacer clic sobre la pestaña o flecha que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos. Esto nos muestra una nueva ventana donde podemos listar todos los comandos disponibles en Word y donde tenemos que buscar el de Guardar todo y Cerrar todo para añadirles a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez aceptemos los cambios ya encontraremos disponibles estas dos opciones en la barra de herramientas de acceso rápido.
4. Pegar texto de una web en Word sin formato, sólo el texto
En muchas ocasiones habremos copiado el texto de una página web a un documento Word, pero hemos visto cómo el formato del texto de la web se añade también al documento de Word. Si queremos evitar esto y pegar sólo el texto, nada más pegar el contenido del portapapeles, tenemos que desplegar las opciones de la barra de herramientas que se muestra y dentro de las opciones de pegado elegir la de Mantener sólo texto.
5. Recortar una imagen dentro de Word sin tener que editarla con otros programas
Seguro que, en más de una ocasión al insertar una imagen dentro de un documento de Word, hemos visto cómo el tamaño puede hacer que no se muestre bien el detalle que queremos mostrar, por lo tanto, nos toque volver a editarla para recortar una parte o zona de la imagen y volverla añadir al documento. Sin embargo, hay una opción que no podíamos dejar de incluir entre estos trucos de Word que nos permite hacer esto sin tener que quitar la imagen y sin tener que editarla con software adicional.
Para ello, seleccionamos la imagen y dentro de Herramientas de
imagen > Formato > Tamaño, encontraremos la opción recortar. Con esta herramienta seleccionada, seleccionamos la zona de la imagen que queremos recortar y automáticamente veremos cómo la imagen dentro del documento es sustituida por una imagen que contiene la zona recortada.
6. Descargar todas las imágenes de un Word con un solo clic
Para descargar todas las imágenes que contiene un documento Word podemos utilizar uno de los muchos trucos de Word que se esconden entre todas las opciones de la herramienta de Microsoft. En esta ocasión, al ir a la opción del menú Archivo > Guardar como, tenemos que seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato HTML. Al guardar en este formato, el propio Word creará una carpeta en la que podremos ver cómo están todos los archivos de las imágenes que había en el documento de Word.
7. Personalizar atajos de teclado propios para las distintas opciones de Word
Por defecto, Microsoft Word cuenta con diferentes atajos de teclado que permiten lanzar determinadas funciones del menú. Por ejemplo, Para ejecutar Guardar como simplemente tenemos que pulsar la tecla F12. Pero si preferimos personalizar estos atajos de teclado y asignarles la combinación de teclas que queramos, también lo podemos hacer. Para ello, tenemos que ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de acciones y en la ventana que se muestra a continuación, pulsar sobre el botón Personalizar métodos abreviados de teclado que aparece debajo del listado de comandos disponibles.
A continuación, veremos una ventana donde en la parte izquierda aparecerá un listado con cada una de las categorías de Word y al seleccionar una de ellas, automáticamente veremos en la parte derecha todas las opciones. Una vez elegida la opción que queremos personalizar, veremos si ya tiene algún método abreviado activo y podremos añadir el que nosotros queramos en el campo Nueva tecla de método abreviado. Ahora sólo nos queda aceptar los cambios y el método definido ya estará disponible para comenzar a utilizarlo. Sin duda, uno de los trucos de Word que va a hacer que trabajemos de manera más productiva con la herramienta de Office.
8. Imprimir todos los atajos de teclado personalizados
Sin duda, los atajos de teclado nos ayudan a utilizar Word de manera más productiva, pero puede que en muchas ocasiones haya determinadas opciones, ajustes o acciones que desconozcamos su atajo de teclado. Además, casi resultaría imposible memorizar la gran colección de atajos de teclado disponibles en Word. No obstante, existe una manera de imprimir todos los atajos de Word para tenerlos siempre a mano en una hoja.
Para ello, vamos a la opción de menú Archivo > Imprimir, desplegamos las opciones dentro de Configuración y seleccionamos Asignación de teclas. Ahora podemos imprimir todos los atajos de teclado de Word en una hoja o si seleccionamos una impresora PDF, guardarlo en este formato en nuestro ordenador para tenerlo en formato digital.
9. Crear una copia de seguridad automática de cada documento de Word cada vez que lo guardemos
Aunque hay programas y sistemas que permiten hacer copia de seguridad de todo cuanto almacenamos en el disco duro, es posible que únicamente queramos realizar copias de seguridad de nuestros archivos de Word. Para que la herramienta de Microsoft haga una copia seguridad de un documento cuando lo guardamos, tenemos que ir a Archivo > Opciones > Avanzadas y buscar dentro de la sección Guardar la opción Crear siempre copia de seguridad. Aceptamos los cambios y a partir de ese momento, cada vez que guardemos los cambios de un documento de Word, se realizará de forma automática una copia de seguridad del documento.
10. Escribir texto en cualquier parte del documento sin utilizar cuadros de texto
Aunque lo normal cuando comenzamos a escribir en un documento de Word es ir completando línea a línea, la herramienta de Microsoft también permite la opción de añadir cuadros de texto que podemos poner donde queramos. Pero, tal y como haríamos delante de un folio en blanco, entre todos estos trucos de Word no queremos dejar de contar cómo podemos escribir en el lugar del documento de Word que queramos sin tener que dar espacio en blanco, tabulaciones o intros y sin añadir cuadros de texto. Para ello, basta con hacer doble clic en la zona del documento donde queramos escribir y listo.
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