Cómo crear un recibo de factura SAP S/4HANA

Normalmente, una factura de proveedor ( recibo de factura ) sigue a una entrada de mercancías y, por lo tanto, es un documento posterior en el proceso de compra a pago. Sin embargo, a veces recibe primero la factura del proveedor antes de recibir el material solicitado.

Esto puede suceder, por ejemplo, cuando el envío de mercancías requiere un largo viaje por barco por todo el mundo. Independientemente, siempre que tenga una orden de compra correspondiente en el sistema, tendrá una referencia única a través del flujo del proceso.

Una factura de proveedor se contabiliza de la siguiente manera: cuenta de débito GR/IR, cuenta de proveedor de crédito. Después de realizar esta entrada contable, la cuenta EM/RF relacionada con esta compra se equilibra a cero. Por tanto, la cuenta EM/RF es una cuenta de compensación. En el lado de débito de la cuenta EM/RF, se contabilizan todas las entradas de mercancías; en el lado del crédito, se contabilizan las facturas. Idealmente, una factura (más específicamente, líneas de artículo de factura) coincide con una entrada de mercancías (más específicamente, líneas de artículo de entrada de mercancías) y se pueden compensar entre sí.

Los artículos no liquidados (por ejemplo, una entrada de mercancías sin factura o viceversa) permanecerán sin liquidar en la cuenta EM/RF. Una vista de la cuenta GR/IR
mostrará todos los elementos no compensados. Los problemas de compensación también pueden derivarse de diferencias en los precios y cantidades entre las entradas de mercancías y las entradas de facturas. Por tanto, alguien tiene que revisar esta cuenta de forma periódica, lo que sería un muy buen control interno en el proceso de compra.

Ahora, veamos cómo crear un recibo de factura y realizar verificaciones periódicas en un recibo de factura específico en SAP S/4HANA .

Crear un recibo de factura

Para crear un recibo de factura en el sistema, puede utilizar Transacción MIRO, o puede seguir la ruta del menú de la aplicación Logística > Gestión de materiales > Verificación logística de facturas > Entrada de documentos > Introducir factura . En la pantalla Ingresar factura entrante , como se muestra en la figura siguiente, complete los datos requeridos, como la fecha de la factura , la fecha de contabilización y la referencia (generalmente el número de documento de la factura del proveedor).

Ingrese el número de la orden de compra junto al campo Orden de compra / Acuerdo de programación y presione (Entrar) . El sistema recupera la información de la orden de compra y la entrada de mercancías, y se completa la línea en la pestaña Referencia de la orden de compra , como se muestra aquí:


 Ahora puede verificar el monto y compararlo con la factura del proveedor. El importe propuesto es 100 EUR porque se confirman 10 artículos en el documento de entrada de mercancías generado. Si el monto en la factura del proveedor es el mismo, simplemente ingrese el monto en el campo Monto en la pestaña Datos básicos y seleccione la casilla Aceptar (junto al valor EA ) en la línea de la orden de compra. Presione (Enter) y la diferencia en el saldo EUR -100 desaparecerá. El semáforo junto al saldo se volverá verde y la factura estará lista para contabilizarse.

Haga clic en el botón Publicar para hacerlo.

 

La aplicación SAP Fiori correspondiente se llama Crear factura de proveedor / Crear factura de proveedor avanzada (MIRO). Es visual y funcionalmente lo mismo que la transacción de la GUI de SAP.

Ahora, si desea ver el flujo de documentos desde la orden de compra hasta la entrada de mercancías y la factura del proveedor, puede, por ejemplo, visualizar la factura generada siguiendo la ruta del menú de la aplicación Logística > Gestión de materiales > Verificación de facturas logísticas > Más Procesando > Mostrar documento de factura, o ingresando Transacción MIR4.

Llegará a la pantalla Mostrar documento de factura , como se muestra a continuación, donde define el número de documento de factura y el año fiscal .

 

 Después de presionar la tecla (Enter) , llegará a la siguiente pantalla, que se muestra en la siguiente figura. En la parte izquierda de la pantalla, verá el flujo de documentos completo en Visualización – Estructura de la orden de compra .

 

 Puede ver que el documento de origen es la orden de compra 4500000020 . El siguiente documento es la entrada de mercancías 5000000370 , contabilizada al 12 de octubre de 2019. Posteriormente, existe la factura del proveedor 5105600168 .

Aquí, no hay diferencias entre estos documentos relacionados con el precio y la cantidad. Sin embargo, si hay diferencias o faltan documentos de seguimiento, se necesitan verificaciones recurrentes, que discutiremos en la siguiente sección.

Realizar comprobaciones periódicas

En SAP S/4HANA, puede verificar una orden de compra específica si existen diferencias en términos de cantidad y precio entre las entradas de mercancías y las facturas de proveedor recibidas. Mencionamos la importancia y la necesidad de verificar la cuenta de compensación EM/RF de forma regular.

Para realizar verificaciones periódicas al menos una vez al mes, puede utilizar una lista estándar de informes de saldos EM / IR iniciando Transacción MB5S o siguiendo la ruta del menú de la aplicación Logística > Gestión de materiales > Gestión de inventario > Entorno > Visualización de saldos > Lista de Saldos GR / IR .

En la pantalla Lista de saldos EM/IR que aparece, como se muestra en la siguiente figura, puede consultar su orden de compra especificada y completar otros criterios también.


 Para este ejemplo, ingrese el número de orden de compra, por ejemplo, “4500000007”. Si ha proporcionado un número de orden de compra único, no es necesario que complete más campos. Si no está seguro de eso, ingrese al menos la Purch respectiva . organización . Para obtener la información completa con este informe, seleccione la casilla de verificación Elementos eliminados también y luego haga clic en el botón Ejecutar .

El informe de salida muestra la orden de compra, el número de artículo, la cantidad recibida ( 100 ), la cantidad facturada ( 100 ), el valor de GR (USD 1,100.00 ) y el monto de la factura ( 1,100.00 ) de izquierda a derecha, como se muestra en la siguiente figura.

 

Puede hacer doble clic en el registro de la orden de compra y aparecerá otra pantalla que muestra el historial de la orden de compra 4500000007 para la entrada de mercancías y la recepción de la factura, como se muestra en la figura final.

Aquí, puede cambiar entre la entrada de mercancías ( 500000020 ) y la entrada de factura ( 5105600101 ) y viceversa haciendo clic en la línea correspondiente. También puede ver todos los detalles relacionados con esta orden de compra, como datos del proveedor, información de pago, información bancaria, detalles fiscales, número de documento de material, monto, documento contable, libro mayor de material, etc. Puede hacer clic en cada uno de ellos para comprobar que todo coincide entre la entrada de mercancías y la recepción de la factura.

 

 Conclusión

El proceso de aprovisionamiento en logística con SAP S/4HANA se activa cuando la empresa necesita comprar bienes o servicios de un proveedor de su empresa. Las cuentas por pagar en el proceso de compra a pago se tocan al final del proceso cuando se trata de registrar facturas y pagar las facturas.

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