Poner alertas de progreso en nuestros proyectos – Microsoft Project

Para lo que tenemos que administrar proyectos Microsoft Project 2013 es una gran herramienta, pero hay momentos donde queremos mostrar de forma gráfica el estatus de cada tarea, necesitamos tener un indicador o una alerta que a simple vista podamos ver cuando una o varias tareas están atrasadas, algo como la imagen que se muestra a continuación.

En la imagen anterior podemos ver de una forma rápida a simple vista las tareas que están atrasadas o tareas que hay que ponerles atención, ahora vamos a explicar pasa a paso como hacer este indicador gráfico usando Microsoft Project 2013.

Lo primero que vamos a hacer, es crear los campos personalizados que vamos a utilizar en el proyecto.

Damos clic en la pestaña PROYECTO

Damos clic en el botón Campos Personalizados

Nos aparece la siguiente ventana, dependiendo de los campos personalizados que haya el proyecto, estos campos pueden ser diferente, para hacer este ejercicio vamos a usar el campo Texto5, le damos clic y luego clic en Cambiar nombre

A este campo le vamos a poner en este ejemplo Duración Calculado y luego clic en el botón Aceptar

Luego lo que vamos a hacer es ir a Atributos personalizados y le vamos a dar clic al botón de opción Fórmula…

Probablemente nos aparezca el siguiente mensaje, solo demos clic en el botón Aceptar para continuar

Aqui vamos a ingresar la siguiente formula:

IIf([Duración]=0,1,[Duración])

Probablemente nos salga este mensaje de advertencia, siempre hay que leer el mensaje, porque puede que este indique que la formula esta incorrecta.

Ahora le damos clic al botón Aceptar para continuar

Ahora lo que vamos a hacer es agregar el campo que acabamos de crear para verificar que la formula no tienen ningún error, para eso vamos a dar clic en Agregar nueva columna

Aquí seleccionamos el campo que hemos modificado, que en este caso se llama Duración Calculado y le damos clic.

Después de verificar que el campo esta funcionando correctamente, nos vamos nuevamente a los Campos personalizados y le damos clic

Ahora vamos a utiliza el campo Texto6 y le damos clic a Cambiar nombre y le vamos a llamar Comienzo Calculado

Para este campo vamos a usar la siguiente formula:

IIf(IIf([Comienzo]>=[Fecha de estado],0,IIf([Fin]<[Fecha de estado],1,(([Fecha de estado]-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))))*[Duracion Calculado]>0,IIf([Comienzo]>=[Fecha de estado],0,IIf([Fin]<[Fecha de estado],1,(([Fecha de estado]-[Comienzo])/([Fin]-[Comienzo]))))*[Duracion Calculado],0)

Nuevamente insertamos el campo calculado que hemos modificado Comienzo Calculado para verificar que la formula este correcta.

Ahora vamos a modificar otro campo calculado, damos clic nuevamente al botón Campos personalizados y le vamos a poner Indicador Calculado

Para este ejemplo vamos a modificar el campo Texto7 por lo cual le vamos a cambiar nombre al campo

Nos vamos a ingresar la formula, dar clic en el botón Formula

Ingresamos la siguiente formula:

[Comienzo Calculado]/IIf([Duracion Calculado]=0,1,[Duracion Calculado])

Siempre agregamos el campo para verificar que la formula este correcta.

El ultimo campo que vamos a modificar es Texto8, le cambiamos el nombre y le ponemos Indicador

Agregamos la siguiente formula:

IIf([Indicador Calculado]=0 And [% completado]>0,1,([% completado]/[Indicador Calculado])/100)

Ahora vamos a ir Valores para mostrar y le damos clic al botón Indicadores gráficos…

Vamos a modificar los indicadores, tal y como se muestra en la imagen.

Este campo lo vamos a agregar antes de % Completado

Seleccionamos el campo Indicador

Como podemos ver este campo es un indicador tipo semáforo, para que podamos ver a simple vista las tareas que estan atrasadas

Por ultimo ocultemos las columnas que agregamos de los campos que nos sirvieron para hacer este indicador.