Definiciones de conceptos para SAP FI – parte uno

ASAP

También conocida como Accelerated SAP, es la metodología utilizad para la implementación o implantación del sistema SAP en una empresa.

Inicialmente fue creada para lograr una práctica estándar en las actividades tanto de consultoría como de logística y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementación del ERP de la compañía (Llamado inicialmente SAP R/3) se realizaran con el menos riesgo posible.

Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la implementación de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido desarrollando como por ejemplo mySAP, CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.

Partners

Un partner se refiere a un socio de negocios.

En este sentido, un socio de negocios es una entidad comercial con la que otras entidades comerciales tienen alguna forma de alianza. Esta relación puede ser contractual, un vínculo exclusivo en el que ambas entidades se comprometen a aliarse con terceros. Alternativamente, puede ser una disposición muy suelta diseñada, en gran medida, para impresionar a los clientes y competidores con el tamaño de la red de los socios comerciales que pertenecen a esta.

ERP

Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.).

Por su peculiaridad suelen integrar las funcionalidades requeridas por diversos ámbitos de la Compañía, de manera que las actividades realizadas y la información gestionada tiene impacto en muy diversos sectores de las mismas.

A continuación, se mencionan algunos de ellos:

• Administración y Finanzas
• Compras
• Ventas
• Producción
• Recursos Humanos
• Mantenimiento
• Entre otros

Business Blueprint

El propósito de la fase de Bussines blueprint en un proyecto, es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos, se prepara un «Plano» del estado futuro que será presentado para su aprobación. Con la elaboración de los planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Proyecto

Término que hacer referencia a una serie de actividades asociadas a un objetivo determinado. Desde el punto de vista de compras, se hará el nexo da un proyecto de todas las adquisiciones a fin de obtener uno de los ámbitos del costo del mismo.

SAP asocia este concepto con los denominados «Elementos PEP», cuyo código está constituido por varios segmentos de letras y/o números para asociarlos al tipo de proyecto, de cual se trata específicamente e inclusive asociarlo al tipo de gasto en que incurre.

Usuario Final

El término usuario final designa a la persona o personas que van a manipular de manera directa un producto de software.

Usuario Clave

Se refiere a la persona que es el nexo entre el usuario final y el consultor funcional.

El key user o usuario clave es quien determina y delimita los procesos de negocios, propone las metodologías a utilizaren función de lo que la empresa requiere, coordina y valida las pruebas de los procesos definidos y reporta los problemas a los consultores funcionales de SAP

Customizing

Término con el que se designa a la configuración del sistema SAP.

Por tratarse SAP de un sistema utilizado por un sin número de empresas a lo largo de todo el mundo y por una amplia gama de rubros, requiere de una enorme flexibilidad para adaptarse a las más variadas condiciones.

La transacción SPRO permite acceder a la configuración o parametrización de los más variados aspectos asociados con todos los módulos disponibles en el sistema.

Se encuentra organizando, fundamentalmente, en segmentos asociados a su estructura organizativa y luego segmentado por módulos o grupos de ellos.

Esto último le permite al consultor una localización y más fácil acceso a cada una de sus funcionalidades y recursos de configuración.

SPRO

Transacción de SAP de acceso a todas las funciones de parametrización.

Desde esta transacción se accede a todos los recursos de parametrización del sistema.

Para una más fácil utilización se encuentra organizado mediante segmentos que incluyen la construcción de la estructura de la organización y luego la agrupación de funcionalidades asociadas a cada grupo de módulos (Logística) y dentro de ellos los recursos para cada módulo.

Menú Usuario

Se refiere a la estructura jerárquica tipo árbol compuesta por el menú de transacciones disponibles para el usuario.

De manera similar a como Windows organiza los archivos mediante el recurso de gestión de carpetas, SAP presenta el Menú de acceso a las transacciones mediante un árbol de carpetas organizadas según la aplicación de las mismas, a través de una estructura jerárquica de Módulos y aplicaciones de grupos de transacciones.

Barra de Comandos

También conocido como «Campo de comandos», es el campo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de SAP, el cual permite introducir un código de transacción.

Veamos a continuación las posibilidades que tenemos para ingresar dentro del campo de comandos:

• /nxxx seguido del nombre de la transacción nos permitirá navegar hacia la transacción deseada en el mismo de SAP.
• /nend lo utilizaremos para cerrar todas las sesiones y hacer un logoff del sistema.
• /oxxx lo utilizaremos para llamar a la transacción xxx en una ventana nueva de SAP.
• /i lo utilizaremos para cerrar la ventana actual.
• /h lo utilizaremos para activar el modo de Debugging.

Nueva Contabilidad Principal

Funcionalidad que se encuentra disponible a partir de la versión 5.0 de SAP ERP. También es muy conocida por sus siglas en ingles New GL.

Con la nueva contabilidad principal se incorporan diversas funcionalidades que poseen importantes beneficios para la obtención de balances e informes con múltiples propósitos. Las principales características son:

• Amplia estructura de datos
• Múltiples Ledger
• Balances Contables por diversas características
• Informes legales y de gestión
• Desglose de documentos para obtener balances por características
• Reconciliación online entre FI y CO
• Transparencia y uniformidad
• Aceleración de cierres de periodos

La nueva contabilidad principal proporciona una nueva tabla de totales denominada FAGLFLEXT, mientras que la antigua tabla de totales es conocida como GLT0.

La tabla de totales de la Nueva Contabilidad Principal actualiza más campos que los que podía actualizar la tabla de totales clásica.

Algunos ejemplos de los nuevos campos son:

• Centro de costo
• Centro de beneficio
• Segmento
• Área Funcional

Además, las tablas de totales FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adicionales, tanto campos propios de SAP como campos completamente nuevos definidos por el cliente.

Parametrización

Término que se refiere al proceso de configuración del sistema. Ejemplo de esto es la creación de nuevas sociedades o centros, cambios en las características de los datos de un pedido, etc.

SAP dispone de una transacción denominada SPRO que incluye la totalidad de opciones de configuración de que dispone el sistema.

Al ingresar a ella se encuentra segmentada por concepto (estructura de la compañía, componentes, multiplicadores, SAP Netweaver, etc.) o por módulos (Gestión Financiera, Gestión de materiales, comercial, producción, entre muchos otros).

Gestión Financiera

Se refiere al módulo de Finanzas de SAP, el cual siempre identificamos con las siglas FI.

Este módulo está diseñado para entender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro del módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de planta) y PS (Gestión de proyectos)

DEV (Desarrollo)

Término utilizado para identificar el ambiente de desarrollo de SAP, que es aquel donde los consultores y programadores efectúan las pruebas de cambios en el sistema (parametrización y programación).

Por razones de seguridad, SAP cuenta con tres ambientes diferentes, de manera que los cambios son aplicados en un sitio ajeno al del trabajo de los usuarios, de manera de poder verificar que el cambio funciona correctamente y luego con posterioridad aplicar al ambiente definido o productivo.

QAS (Calidad)

Término utilizado para identificar el ambiente de control de calidad de SAP, que es aquel donde se copian los cambios efectuados por los consultores y programadores en DEV, a fin de que los usuarios prueben las modificaciones efectuadas al sistema. Será el paso previo a trasladar los cambios al ambiente productivo (PRD).

Es interesante destacar que luego de efectuado algún cambio de parametrización en el ambiente de desarrollo (DEV), dicha información es trasladada mediante una orden de transporte al ambiente de QA o QAS para que sea un usuario responsable el encargado de confirmar el correcto funcionamiento del cambio.

En caso de ser afirmativa la prueba las modificaciones es trasladada al ambiente de producción (PRD) para ser utilización masiva.

PRD (Producción)

Término utilizado para identificar el ambiente productivo de SAP, que es aquel donde trabajan los usuarios y se registra la información original del sistema.

La definición anterior hace referencia que será el sitio o ambiente de SAP donde los usuarios registrarán todos los datos originales de la compañía, a diferencia de los ambientes de desarrollo (DEV) o Testing (QAS).

Z

Es la letra con la que se denomina a cualquier objeto no estándar dentro del sistema SAP, el cual fue creado por el usuario.

En algunas instalaciones en lugar de utilizar la Z se utiliza la Y.

La idea bajo este concepto se basa en que cada vez que necesitemos crear un objeto en el sistema SAP, dado que este objeto no será estándar del sistema, es decir que no fue creado por SAP, o sea no vino con la implementación del mismo, entonces dicho objeto debe comenzar con la letra Z.

Sandbox

Es un mandante del ambiente de desarrollo que permite realizar experimentos e hipótesis a los consultores, modificando el customizing o IMG sin tener que modificar el mandante propio de desarrollo que impacta con una orden de transporte pendiente a liberar y enviar a otros mandantes.

Los mandantes de Sandbox son una buena práctica para realizar tareas que muchas veces no tienen algún tipo de vuelta atrás (irreversibles). Por ende, hacerlos en los Sandbox ayuda a que evitemos modificaciones no deseadas en mandantes que se usan para el soporte y operación corriente.

Orden de transporte

En Lean WM, se crean ordenes de transporte (OT) de entregas para tomar el stock de ubicaciones fijas en el almacén que el sistema WM no está configurado.

Las órdenes de transporte creadas con el Lean WM en vez de con la gestión de almacenes normal tiene las características siguientes:

• No se requiere la confirmación de órdenes de transporte
• Las diferencias de stock se transfieren a IM para procesarlas. No es posible tratar diferencias en WM. Se pueden transmitir los datos de orden de transporte de Lean WM a sistemas externos.
• Al registra los datos de rendimiento, con la asignación a un responsable de picking, se puede devolver la confirmación de los tiempos actuales o determinar los tiempos teóricos para esta clase de orden de transporte.
• Si se ha creado una orden de transporte, se pueden efectuar las modificaciones subsiguientes de la entrega en el campo cantidad de picking, lo cual no es posible en la gestión de almacenes estándar.

Mandante

Unidad autocontenida dentro del sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.

La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.

El mandante es el nivel jerárquico más alto en el sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, solo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.

De este modo se asegura de que los datos son coherentes.

Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entra en el sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.

Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.

Workbench

Es un conjunto de herramientas para la adaptación de R/3 a las necesidades individuales de las empresas de modo de extender la funcionalidad de las aplicaciones.

Mandantes

Instancias creadas dentro de un ambiente, que se utiliza para configuración, desarrollo o pruebas.

La instalación de SAP involucra la creación de tres ambientes diferentes que permiten el trabajo habitual de los usuarios (Producción), aplicación de nuevas parametrizaciones o programas desarrollados en ABP (Desarrollo) y el testeo de los cambios aplicados (QA).